Een aanbestedende overheid dient voor zichzelf duidelijk uit te maken wat ze nodig heeft om een bepaalde behoefte in te vullen. Daarbij kan ook nagegaan worden wat de markt ter zake aanbiedt.
Dit lijkt op het eerste zicht een puur technische kwestie maar heeft wel degelijk verregaande juridische implicaties (delegaties, drempelbedragen, keuze plaatsingsprocedure…). Een onjuiste behoefteomschrijving of onvoldoende kennis van de markt kan de overheidsopdracht, zowel tijdens de plaatsing als tijdens de uitvoering, ernstig hypothekeren.
Voorbeeld: de aankoop van wagens waar in de oorspronkelijke overheidsopdracht niet is voorzien in het bijhorende onderhoud, zorgt voor problemen wanneer men dit onderhoud na de aankoop alsnog wenst te laten uitvoeren door dezelfde leverancier teneinde zo compatibel mogelijk te werken.
Voorbeeld: onvoldoende marktonderzoek voor de aankoop van tablets kan ertoe leiden dat men ten onrechte meent dat slechts één bepaalde fabrikant de tablets kan aanleveren en men bijgevolg te maken heeft met een monopolie, waardoor enkel mét die ene fabrikant onderhandeld
wordt. Terwijl er voor de gewenste specificaties voldoende alternatieven bestaan.
Elke aanbestedende overheid vervult een taak van algemeen belang. Om die taak in te vullen, heeft ze verschillende behoeften. Voor Mobiliteit en Openbare Werken gaat het voornamelijk om de behoefte tot het aanleggen van wegen, het bouwen van sluizen, het aankopen van pc’s voor haar personeel, de verdediging van haar belangen voor de rechtbank…
In het raam van een overheidsopdracht betreft het enkel behoeften die in de eerste plaats overeenstemmen met een bepaald werk, een bepaald product of een bepaalde dienst te leveren door een derde. De aanbestedende overheid moet op een gedetailleerde wijze deze behoefte omschrijven, opdat de derde een voldoende concreet aanbod kan doen.
Een behoefteomschrijving vraagt in de eerste plaats denkwerk door het gespecialiseerde personeel aanwezig binnen de overheidsdienst. In de tweede plaats moet dit denkwerk omgezet worden in duidelijke en concrete teksten. Deze teksten geven een kwalitatieve, technische, kwantitatieve en soms esthetische omschrijving van het werk, het product of de dienst. Deze teksten zullen deel uitmaken van het op te stellen bestek, wat één van de belangrijkste opdrachtdocumenten is.
Bij het opstellen van haar behoefte zal de aanbestedende overheid ook rekening moeten houden met het budget dat zij ter beschikking heeft. Als er niet voldoende budget beschikbaar is, zal misschien voor een methode van alternatieve financiering (zoals een promotieopdracht, een DBFM of PPS) moeten worden geopteerd. Zij zal bovendien in het oog moet houden wanneer zij de behoefte dient ingevuld te zien. Prijs en uitvoeringstermijn bepalen mee wat een aanbestedende overheid kan vragen.
Voorbeeld: als de aanbestedende overheid op korte termijn behoefte heeft aan een nieuwe software, zal zij eerder moeten opteren voor de aankoop van een standaard softwarepakket. De ontwikkeling van volledig nieuwe software zal immers heel wat meer tijd in beslag nemen en in principe ook substantieel hogere kosten met zich meebrengen.
Om tot een concrete behoefteomschrijving te komen, heeft een aanbestedende overheid, zeker in de huidige complexe samenleving, niet steeds de juiste knowhow in huis. Zij dient dan de mogelijkheid te hebben om na te gaan wat de markt te bieden heeft om een bepaalde behoefte in te vullen.
De regelgeving overheidsopdrachten voorziet expliciet deze mogelijkheid tot marktverkenning.25 Artikel 51 Overheidsopdrachtenwet 2016. De aanbestedende overheid kan de markt verkennen, alvorens zij effectief het bestek begint op te stellen. In beginsel zal zij dan handelen als elke andere privépersoon, die een werk, dienst of product nodig heeft. Zij zal een gesprek aangaan met ondernemers om na te gaan wat zij kunnen bieden om een behoefte in te vullen. Deze ondernemers worden om advies gevraagd omtrent de gepaste oplossing voor een bepaald probleem. Ten slotte kan de aanbestedende overheid ook vragen naar het prijskaartje dat aan een bepaalde oplossing verbonden is of polsen naar de mogelijke alternatieve oplossingen. De geraadpleegde ondernemer wordt echter niet betaald voor haar diensten in dit stadium.
Dergelijke verkenning kan de overheid ook een idee geven aangaande de interesse van de markt om een bepaalde overheidsopdracht uit te voeren. Er kan daaruit een keuze volgen om al dan niet in gescheiden (plaatsings) fases te werken, zijnde eerst te selecteren wie geschikt zou zijn en pas dan aan de geselecteerden het bestek over te maken. Op grond van deze marktverkenning zal de aanbestedende overheid een evaluatie maken over de sterke en zwakke punten van de verschillende aangereikte oplossingen. Zij zal aldus komen tot een concrete behoefteomschrijving rekening houdend met het beschikbare budget en de timing.
De marktverkenning mag er niet toe leiden dat de mededinging wordt verstoord. Dit houdt in dat een ondernemer of bepaalde ondernemers geen voordeel mogen halen uit deze marktverkenning bij de plaatsing van de overheidsopdracht. Zo dient een aanbestedende overheid erop toe te zien dat zij haar bestek, op grond van de ingewonnen informatie, niet zodanig gaat opstellen dat slechts één of enkele ondernemers de kans hebben om de overheidsopdracht binnen te halen.
Let op: neem nooit zonder meer de technische specificaties over die een onderneming heeft bezorgd in het kader van de marktverkenning, hoe bruikbaar dit ook mag lijken.
Tijdens de marktverkenning dient de aanbestedende overheid ook de geraadpleegde ondernemers dezelfde informatie te geven betreffende de concrete behoefte.
Ten slotte is het in sommige gevallen aan te raden dat de aanbestedende overheid bekendmaakt dat zij overgaat tot een marktverkenning. In die zin kunnen sommige geïnteresseerde ondernemers zelf contact zoeken of krijgen zij hiertoe minstens de kans.
Na de marktverkenning is het van belang om een raming van de overheidsopdracht te maken. Die zal bepalen welke regels van toepassing zijn, welke bekendmakingsverplichtingen dienen te worden vervuld, wie bevoegd is om beslissingen te nemen, of de overheidsopdracht aan advies van de Inspectie van Financiën dient te worden voorgelegd…
Voor de verdere regels met betrekking tot de raming wordt verwezen naar punt 8.1.
