Eens de verschillende inschrijvers hun aanvragen tot deelneming/offertes (hun aanbod) hebben opgesteld en ingediend, gaat de aanbestedende overheid opnieuw aan de slag. De eerste verrichting na de indiening van de aanvragen tot deelneming/offertes is de opening ervan.
Binnen de Vlaamse Overheid worden, in de regel, de meeste aanvragen tot deelneming/offertes elektronisch ingediend via e-Tendering.
Als uitzonderlijk toch nog papieren aanvragen tot deelneming/offertes worden toegestaan, moeten de regels voor de indiening en de opening in het bestek zijn vermeld en moeten die regels worden gevolgd bij de effectieve opening.
Gelet op de overgang naar e-Tendering, en het principieel verplichte gebruik van elektronische middelen bij het indienen van de aanvragen tot deelneming of de offertes, gebeurt de opening niet meer via een formele zitting.
Behalve in geval van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt van iedere opening een proces-verbaal opgemaakt. Het proces-verbaal van de opening dient minstens volgende gegevens te bevatten:
(1) de naam of de handelsnaam van de inschrijvers, hun woonplaats en hun maatschappelijke zetel;
(2) de naam van de persoon of personen die het indieningsrapport elektronisch ondertekend heeft/hebben.
Let op: in het proces-verbaal hoeft bij de plaatsingsprocedures waarbij de economisch meest voordelige offerte enkel op basis van de prijs werd bepaald, geen vermelding te gebeuren van de aangeboden prijzen.
